Catering na akciu vyberte podľa hostí a priestoru, nie podľa ponuky

Pri veľkej akcii ľahko zlákate zaujímavé menu, ale hostia si pamätajú, či mali čo jesť, kedy a v akej atmosfére. Preto začnite počtom ľudí, miestom konania a programom a až potom jedlom. Catering sa dá organizovať pokojne, ak si vopred odpoviete na niekoľko konkrétnych otázok. Odpovede nižšie vás prevedú od formátu až po zmluvu. Hodia sa na firemný večierok, svadbu, rodinnú oslavu aj otvorenie.

Koľko hostí príde a aký bude časový priebeh?

Presný počet hostí určuje množstvo aj formu podávania. Pre menšiu skupinu je možné servírované menu. Pri sto a viac osobách je praktickejší bufet alebo rautové stoly. Počet potvrďte s dodávateľom v dohodnutom termíne.

Zamyslite sa nad dĺžkou akcie. Dvojhodinová recepcia potrebuje drobné pochutiny, celodenná konferencia obed, občerstvenie a kávu. Pri svadbe sa jedlo podáva vo viacerých chodoch. Časový plán pomôže určiť, kedy má jedlo prísť.

Nezabudnite na príchody a odchody. Hostia nechodia naraz a nie všetci zostanú do konca. Dohodnite s dodávateľom, aby jedlo pripravoval postupne. Studené pokrmy sa nesmú nechať dlho stáť bez chladenia.

Bufet, servírované menu, alebo finger food?

Bufet je flexibilný a hostia si vyberú, čo chcú. Vyžaduje viac priestoru a obsluhy a pri dlhých radoch spôsobuje čakanie. Servírované menu pôsobí slávnostne, no vyžaduje usadenie a koordináciu. Finger food, teda jedlo na jedno sústo, je vhodné na stojaté akcie.

Formu volíte podľa prostredia. V malých priestoroch sa hodí finger food, pretože ľudia sa pohybujú a zhovárajú. Na sedenie je lepšie menu alebo bufet. Vonku zvážte vietor a hmyz.

Spýtajte sa, ako dodávateľ zabezpečí teplé a studené pokrmy. Chladenie a ohrev majú byť súčasťou služby. Požiadajte o vzorové menu. Ochutnávku si dohodnite pred záväznou objednávkou.

Čo s diétami a alergénmi?

Pred akciou zistite od hostí obmedzenia: vegetariánske, bezlepkové, laktózové či alergie. Do pozvánky pridajte otázku. Dodávateľovi pošlite zoznam s počtami. Pri vážnej alergii je dôležité, aby jedlo bolo pripravené bez rizika krížovej kontaminácie.

Prevádzkovatelia sú povinní informovať o alergénoch. V Európskej únii sa uvádza štrnásť hlavných skupín, napríklad lepok, mlieko, orechy a vajcia. Požiadajte o prehľad k jednotlivým jedlám. Označenia dajte na stoly.

Pre deti pripravte jednoduchšie jedlá a menšie porcie. Nezabudnite na nápoje bez alkoholu. Voda by mala byť dostupná stále. Zváž aj možnosti pre hostí, ktorí nepijú kávu.

Koľko jedla objednať?

Množstvo záleží na čase konania a na type akcie. Večer hostia zjedia viac než popoludní. Pri bufete s viacerými druhmi jedál sa ochutná od všetkého, preto sa porcie na osobu znižujú. Presný odhad poskytne dodávateľ podľa skúseností.

Radšej mierne podceňte rozmanitosť než množstvo. Jedna dobrá hlavná chuť poteší viac ako desať priemerných. Zvyšky jedla sa dajú zabaliť, ak je to dohodnuté. Ušetrí sa tak plytvanie.

Nápoje plánujte osobitne. Pri teplom počasí sa spotrebuje viac vody a nealkoholických nápojov. Zabezpečte dostatok ľadu. Pre obsluhu dohodnite doplňovanie.

Čo skontrolovať u dodávateľa?

Dodávateľ potravín musí byť registrovaný u orgánu úradnej kontroly. Spýtajte sa na doklady a prevádzku. Pozrite si referencie z podobných akcií. Skúsený catering vie poradiť aj s logistikou.

Overte, čo cena zahŕňa. Niekedy sa účtuje zvlášť obsluha, riad, doprava či upratanie. Požiadajte o písomnú ponuku s rozpisom položiek. Tak sa vyhnete prekvapeniam.

Skontrolujte zázemie na mieste: elektrinu, vodu, chladenie, priestor na prípravu. Niektoré miesta majú vlastného prevádzkovateľa. Môže mať pravidlá pre externý catering. Zistite ich včas.

Zmluva, termíny a zálohy

Dohodu spíšte. Zmluva má obsahovať termín, miesto, počet osôb, menu a cenu. Zapíšte aj termín, dokedy možno meniť počet hostí. Spoločne uveďte podmienky storna.

Záloha je bežná. Skontrolujte, aká časť sa platí vopred a kedy sa vracia pri zrušení. Spýtajte sa, čo sa stane pri nepriaznivom počasí na vonkajšej akcii. Ujasnite náhradný plán.

Deň pred akciou potvrďte všetky detaily telefonicky. Ujasnite príchod, rozloženie a kontaktnú osobu. Pri problémoch potrebuje obsluha jedného rozhodujúceho človeka. Určite ho vopred.

Časté otázky

Kedy objednať catering?

Čo najskôr, ideálne niekoľko týždňov až mesiacov vopred. Obľúbené termíny sú obsadené rýchlo. Presný počet hostí potvrďte neskôr.

Treba ochutnávku menu?

Odporúča sa pri väčších akciách. Pomôže vám overiť chuť aj porcie. Poznáte tak kvalitu pred záväznou objednávkou.

Čo ak sa počet hostí zmení?

Spýtajte sa na lehotu na zmenu v zmluve. Väčšina dodávateľov dovoľuje úpravu pár dní pred akciou. Neskôr hrozia poplatky.

Zdroje

• Štátna veterinárna a potravinová správa SR
• Úrad verejného zdravotníctva SR
• Slovenská obchodná inšpekcia